Контроль руху та аналізу зерна на току та елеваторі
Автор: Поліна Кошлак, Експерт-консультант
Збір врожаю — один з найважливіших періодів діяльності сільгосппідприємства. Від готовності господарства до необхідних процесів на полях, обробки зерна і добре спланованих логістичних схем залежить, чи зможе підприємство назвати сезон успішним.
Зерно в поле — це потенційні гроші на посівну наступного року, це кошти на погашення поточних короткострокових зобов’язань, це прибуток господарства, його капітальні інвестиції і запорука подальшого розвитку підприємства. Але все це потенційно, тому що золотий урожай в поле — це ще не хліб на складі, і тим більше — не кошти на рахунках підприємства. Його основна мета — реалізувати цей потенціал, який вимагає ефективного планування і контролю.
Далеко не кожен керівник господарства належним чином оцінює важливість обліку як елементу контролю над тим, що відбувається з фінансами його підприємства, і що облік здатний забезпечити менеджера інформацією в процесі прийняття щоденних управлінських рішень.
Чим саме облік може допомогти в реалізації контролю над процесами збирання врожаю?
По-перше, забезпечити інформацією про процеси і супутні витрати, про те, наскільки заплановане реалізовується в фактичне, вказати на розбіжності та дати матеріал для аналізу.
По-друге, аналіз і моніторинг облікових документів дозволяють відслідковувати рух зерна від поля до покупця, а отже, виявити потенційні зловживання на підприємстві.
Облік руху зерна починається в полі, причому бухгалтер повинен чи не найпершим знати про старт кампанії та бути готовим документально й аналітично її забезпечити.
Крок 1. Підготовка відповідної первинної документації (обмінних талонів, накладних на внутрішнє переміщення), яка повинна бути відповідно пронумерована, містити дані шоферів/комбайнерів, культур до збирання і бути зареєстрована в журналі обліку.
Крок 2. Кожен шофер і комбайнер перед початком своєї зміни повинен отримати певну кількість обмінних талонів (або аналогічних документів), підписатися в журналі про їх отримання. Талони шоферів повинні відрізнятися від талонів комбайнерів. Відповідно, і нумерація, і облік талонів ведеться окремо.
Крок 3. Координація дій між виробничим підрозділом і бухгалтерією, адже завідувач виробництвом повинен подбати про документальне оформлення та затвердження плану на день, копія якого повинна бути надана в бухгалтерію для розуміння, які саме поля підлягають збору та які ресурси заплановані до залучення.
Крок 4. Бухгалтерія або обліковець, базуючись на даних, поданих заввиробництва, визначає, яку саме кількість талонів на день видати комбайнерам і водіям, може заздалегідь підготувати в системі подорожні листи комбайнера із зазначенням номерів полів і культур, роздрукувати їх і видати відповідальним особам.
Крок 5. Під час збору врожаю водій та комбайнер обмінюються підписаними талонами, кожен з яких призначений для підтвердження відвантаження одного бункера зерна (а в разі необхідності — його частини, про що додатково зазначається в обох талонах), а, таким чином, і передачі відповідальності комбайнером водієві. Важливо переконатися, що обидві сторони вказали в талонах час відвантаження зерна та номер поля.
Крок 6. Наприкінці дня всі видані талони повинні повернутися до бухгалтерії/обліковця для звірки та внесення даних у систему. І хоча фактичної ваги з талонів не одержати, вони — цінне джерело інформації, аналіз якої може вказати на потенційні неузгодженості і, можливо, навіть зловживання.
На що звернути увагу?
Для спрощення аналізу всі талони повинні бути проведені в системі. Тепер всі бухгалтерські програми, розроблені для обліку в сільському господарстві, надають таку можливість. Обов’язково слід перевірити, чи відповідають дані в талонах водіїв тим, що зазначені в талонах комбайнерів в частині кількості відвантажених бункерів. Потрібно зробити аналіз роботи кожного водія:
скільки бункерів перевезено — дані в порівнянні з іншими водіями повинні бути зіставними. Також не завадить звірити фактичну кількість перевезених тонн з реєстрами вагаря і приблизно розрахувати, скільки в середньому тонн в одному бункері. Порівняння з минулими сезонами і галуззю в цілому допоможе зрозуміти, наскільки адекватною є інформація;
скільки поїздок виконано (від поля до току/елеватору): порівняйте дані між водіями і з’ясуйте причини істотних відхилень. Додатково проаналізувавши час прибуття на вагову з часом відправлення з поля (за точку відліку можна брати час, зазначений в останньому талоні комбайнера відповідно кожного відправлення), можна зрозуміти, чи не занадто довго вантажівка була в дорозі, і в чому причини відхилень між водіями/відправленнями.
Уже на цьому початковому етапі можна ідентифікувати «вузькі місця» в процесі організації збирання врожаю. Тобто, наскільки ефективно використовуються час і ресурси, чи немає простоїв, а якщо є, то в чому їх причина. Адже жоден процес не є ідеальним, і практика вносить свої корективи в будь-який теоретично оформлений план дій.
Може статися, що кількість комбайнів не відповідає кількості залучених вантажівок. Або елеватор/тік, у силу технологічного процесу або наявного місця, не здатний прийняти таку кількість вантажівок/зерна в день, що створює черги та простої. Такі проблеми повинні якомога швидше бути ідентифіковані, а шляхи вирішення — знайдені, тому що це — не тільки втрачені кошти від неефективного використання ресурсів, а й затримки в зборі врожаю.
Доставлене на вагову зерно зважують зі встановленням маси брутто, тари та залікової ваги. Завданням вагаря є зафіксувати ці дані, а також інформацію щодо вантажівки і шофера, часу прибуття на вагову і дані з талонів комбайнера, які водій повинен передати вагарю, у відповідних реєстрах ( «Реєстр приймання зерна від шофера», «Виписки з реєстру про намол зерна із зібраної площі”, “Реєстри прийняття зерна вагарем», «Відомість руху зерна та іншої продукції з поля») .
Разом з тим на внутрішнє переміщення зерна вагар виписує накладну, яка використовується для ведення обліку переміщення зерна на току/елеваторі. Водій повинен підписатися у відповідному (-их) реєстрі (-ах), підтверджуючи здачу зерна. Дані цих реєстрів використовуються обліковцем для заповнення подорожніх листів комбайнерів, а шофером — для ведення власних подорожніх листів.
Відповідні реєстри передаються в бухгалтерію на звірку і служать для аналітика синтезованими даними про прийняте за день зерно, зібрану площу та додаткової інформацією для звірки з талонами шофера і комбайнера.
Чим більша кількість інформації автоматично потрапляє в реєстри, тим менше вірогідність помилок і зловживань. Автоматизація процесів збору, синтезу і передачі даних значно відрізняється від господарства до господарства — в невеликих господарствах усі операції можуть фіксуватися вручну, великі підприємства купують ті чи інші засоби автоматичного контролю.Так, наприклад, ваги досить часто обладнані певними датчиками контролю та програмним забезпеченням, яке здатне автоматично фіксувати вагу і/або дані щодо водія та вантажівки (шляхом введення певних карток і пристроїв для зчитування інформації). Програмне забезпечення на ваговій може бути синхронізоване з бухгалтерською програмою і/або програмним забезпеченням на елеваторі, яке дозволить завантажувати релевантні дані в автоматичному режимі і т.д.
Кожне підприємство самостійно визначає, який рівень автоматизації для нього тепер є доступним і доцільним, тому і вплив «людського фактору» на процеси руху зерна є різним.
У будь-якому випадку облікові реєстри є тією інформацією, яка надає аналітику величезну кількість можливостей для аналізу. Який відсоток полів зібраний? Як це корелює з планом? Яка поточна врожайність? Якщо проводилася оцінка врожайності перед початком жнив (наприклад, зовнішніми експертами в процесі оформлення банківської застави), то наскільки планова врожайність відрізняється від фактичної? У чому причина основних втрат врожаю? Які простежуються тенденції?
Критично важливою для менеджменту в оцінці ефективності збиральної кампанії та шляхів оптимізації процесів є й інша кількість аналітики, інтегрована у звіти і графіку.
Перед зважуванням кожного автомобіля на ваговій лабораторія (в разі її наявності) робить експрес-аналіз зерна, після чого відповідні показники записують в накладну на внутрішнє переміщення і віддають водієві, який, в свою чергу, вже після заїзду на тік передає її завідувачу током для визначення місця розвантаження. В процесі очищення та сушіння зерна лабораторія контролює якісні показники заради забезпечення певних нормативів з вологості та сміттєвої домішки. Всі аналізи фіксуються в спеціальних картках аналізу.
На підприємстві з сертифікованим елеватором обов’язково ведеться форма 36, що є базою для оприбуткування зерна в бухгалтерському обліку. Ця форма містить не тільки кількісні, але і якісні показники зерна і є об’єктом особливого контролю.
На думку керівника, на даному етапі основний ризик полягає в коректному визначенні лабораторією якісних показників зерна з поля. Завищення показників сміттєвої домішки і вологи на елеваторі може реалізуватися в більшому обсязі «списаних мертвих відходів », тобто, залікова вага зерна буде занижена. Ця проблема зазвичай досить поширена в роботі з зовнішніми елеваторами, коли дані лабораторій погіршуються заради зниження залікової ваги.
Але якщо є сумніви в наданих лабораторією показниках (наприклад, показники зерна з одного поля, яке приїхало на різні елеватори, значно відрізняються), варто звернутися до зовнішніх експертів для впевненості.
Під час збуту варто контролювати втрати при завантаженні і перевалці — такі втрати є звичайними, з огляду на особливість товару. Але, тим не менше, повинні відповідати певним нормам, які зафіксовані державними регламентними документами, а в разі їх відсутності — відзначені у внутрішніх документах підприємства.
Отже, первинні документи та реєстри при їх правильному використанні та аналізі можуть стати важливим елементом в процесі контролю над рухом зерна на підприємстві. Але саме елементом (а в деяких аспектах — повноцінним і самодостатнім), здебільшого — додатковою інформацією до наявних фізичних способів контролю.
І хоча 100% впевненість у відсутності помилок і зловживань навряд чи є досяжною метою, інтенсивне використання облікової інформації разом з впровадженням фізичного контролю (автоматичний або фізичний контроль службою безпеки або зовнішніми експертами) допоможе не тільки захистити підприємство від значних матеріальних втрат, а й надати інформацію щодо ефективності його діяльності.
