Ефективне управління — шлях до підвищення прибутковості компаній

Автор: Наталя Шевченко, Партнер в Оттен Консалтинг

Питання підвищення ефективності стає питанням виживання багатьох компаній, особливо в умовах нестабільної економіки. Чи можливо підвищити рентабельність бізнесу завдяки ефективному управлінню, плануванню і контролю? Які інструменти допоможуть керувати ресурсами найефективніше? На ці питання ми спробуємо знайти відповіді в цій статті.

За більше, ніж 12-річний досвід роботи консультантами для іноземних компаній в Україні, маючи досвід і знання про роботу українського бізнесу, ми можемо впевнено заявити: ефективний менеджмент — не панацея від усіх проблем в бізнесі, це точно, але це велика заявка на успіх, стабільність і надійність бізнесу. Які ж інструменти допомагають — про це докладніше.

Фінансове планування та бюджетування

Планування бізнесу на найближче майбутнє або на перспективу — це опис перспектив часто в кількісних або відсоткових показниках, як наприклад, збільшення кількості продажів до 2 млн одиниць на рік, або зростання середнього чеку на 20%. Для нового проекту або бізнесу планування — це створення бізнес-моделі або повноцінного бізнес-плану. Фінансове планування — це про конкретні фінансові показники, коли відбувається більш детальний опис і розрахунок можливих доходів і витрат, фінансових потоків, очікування фінансового результату.

Фінансовий план допомагає оцінити наявні ресурси і те, які ресурси необхідно ще додатково знайти для реалізації планів. Фінансовий план — це прогноз, припущення. Він ніколи не збудеться на 100%, і при цьому він все одно важливий, тому що задає більш конкретні показники і дає можливість завчасно шукати рішення. Наприклад, якщо бізнес зіткнувся з недостатністю готівки (касовий розрив), значить планування грошових потоків або було відсутнє, або було неточним, тому бізнес не підготувався до планових виплат.

Коли прогноз порівнюють з фактичним виконанням плану та аналізують причину розбіжностей — це вже бюджет. Аналіз бюджету допомагає зрозуміти, чи досягла компанія поставлених цілей. Порівняння плану з реальністю допомагає впливати на результат, шукати можливі варіанти коригування робочих процесів.

Як фінансовий інструмент, бюджет дуже важливий для топ-менеджерів та інвесторів, тому що забезпечує:

• кількісні цілі;

• розподіл ресурсів;

• вимір продуктивності;

• результати роботи;

• інформацію про наявні та використані ресурси і т.д.

Буває й так, що бюджет є, але не допомагає керувати, а тільки додає роботи. Таке трапляється, коли керівники доручають складання бюджету бухгалтеру, ігноруючи тих, хто бере участь у створенні грошових потоків. Наприклад, план продажів складає керівник, ігноруючи думку комерційного директора, план капітальних ремонтів обладнання складає бухгалтер, а не керівник технічної служби, або маркетинговий план складає секретар замість керівника відділу маркетингу. Інструмент є, але задіяний він неефективно, а тому і не працює. Тому що той, хто впливає на грошові потоки, не відповідає за складання плану і, швидше за все, не несе відповідальності за його виконання.

Кожен відділ або підрозділ повинні планувати та відповідати за виконання фінансового плану. Впроваджуючи бюджет, ви покращуєте дисципліну.

Контролінг і контроль

Ми всі знаємо, що таке контроль. Контроль полягає в тому, щоб тримати всі процеси і перевіряти результати. Контроль виявляє проблеми, прогалини і дефекти, але працює з уже минулими діями та фактами. Але це не завжди ефективно, тому що в цьому випадку ми лише працюємо з наслідками, а в цілому картина не змінюється.
Ефективніше працювати над тим, що поліпшить процеси там, де це можливо, що виключить небажані наслідки. А це вже завдання контролінгу. Контролінг — це про прозорість бізнесу і його результати, про аналіз різноманітних варіантів, він покликаний запобігти проблемам і/або помилкам.

Цикл процедури контролінгу виглядає так:

• спочатку визначається мета і те, яким чином цю мету можна досягти (кілька альтернатив);

• встановлюються ключові показники, стандарти, норми, тощо, за якими ми оцінюємо можливі варіанти;

• розраховуються сценарії кожного з варіантів, і найбільш придатний визначається за комплексом критеріїв;

• у процесі реалізації обраного сценарію або відразу після нього відбувається порівняння плану з фактом (продуктивністю, якістю, вимогами, тощо);

• відхилення фіксуються, виявляються причини цих відхилень (якщо вони є);

• проводиться аналіз того, як відхилення впливає на результати і цілі, та чи можливо вплинути на такі відхилення, виправити те, що не функціонує належним чином, зафіксувати кращі практики в майбутньому, якщо це можливо;

• проводяться заходи для мінімізації ризиків та оптимального досягнення цілей.

Бухгалтерія лише зрідка зможе вам допомогти в цьому сценарії, тому що бухгалтер живе минулими подіями, педантичний, консервативний, мислить «до копієчки». Такі люди як раз і потрібні в бухгалтерії, але їм важко оперувати приблизними даними. Бухгалтер може дати статистику, звести разом вже наявні дані, але не прогнозувати. Надмірна увага бухгалтерів до первинних документів оберігає фірму під час податкових перевірок і під час роботи з контрагентами, але ускладнює комплексне розуміння ними абстрактних планів. Тут потрібен інший склад розуму і характеру.

Отже, для отримання оперативної інформації та організації контролінгу потрібні інноваційні рішення та людина, яка б поєднувала функції керівника і фінансиста. Керівники частково самі виконують такі функції, але це і є причиною того, що керівник займається мікро-менеджментом і не має часу на стратегічні питання та розвиток компанії. Наші фахівці поєднують в собі обидві функції, але це швидше виняток, ніж правило.

Економічне мислення керівника

Для керівника дуже важливо бачити бізнес у цілому і в його взаємозв’язках, системно підходити до прийняття рішень як в стратегічних питаннях, так і в щоденній роботі. Наприклад, в компанії виявлено проблему (шкідник на посівах). Найбільш простий варіант для агронома — скористатися відповідними хімікатами. Але ефективніше було б спочатку порахувати, що буде більш вигідним для компанії — використовувати дорогу хімію, виводити на поле людей, виплачувати їм зарплату і витрачати паливо або не робити нічого?

Щоб дати відповідь, потрібно провести аналіз і відповісти на питання:

• Скільки компанія втратить у врожайності, якщо не реагувати?

• Чи відобразиться це на якості продукції в цілому?

• Якщо не реагувати, про який фінансовий результат (зниження прибутку) йде мова?

• Скільки коштує обробити посіви та зупинити хворобу (шкідника)?

• Чи заощадить компанія кошти, якщо відреагує і понесе додаткові витрати?

І такими питаннями може задаватися будь-який керівник відділу або виконавець в будь-якій сфері бізнесу. Ви часто так міркуєте? А ваші підлеглі, які приймають рішення на своїх місцях?

Економічному стилю мислення необхідно навчати керівників всіх рівнів. Як саме це робити — вирішувати тільки вам в своїй компанії, немає єдиного правильного сценарію.

Залучення консультантів — найефективніший і найшвидший спосіб отримати погляд ззовні і професійні рекомендації. На багато речей ми не звертаємо уваги, якщо бачимо їх щодня. У консультантів немає особистих інтересів (якщо вони є об’єктивними і незалежними), отже, вони об’єктивно сприймають дійсність і відносини працівників в колективі.

У той же час, всі внутрішні зміни можна зробити, лише маючи команду ентузіастів або хоча б одного, хто поведе за собою інших. Такий співробітник повинен мати повноваження безпосередньо від власників і звітувати їм.

Як свідчить світова практика, невдачі в реалізації проектів або ідей відбуваються не на технічному або управлінському рівні. Можна ідеально намалювати картину, але вона не стане реальною без підтримки людей.

То що ж робити?

Ефективне управління ресурсами може значно збільшити прибутковість компаній. І тому є багато прикладів. Скільки б ресурсів у вас не було, їх завжди буде недостатньо, якщо ви не вмієте правильно розпоряджатися ними. Правильне розпорядження — це цілі та їх фінансове відображення, а також прийняття прорахованих фінансових рішень щодня.

Три кити ефективного розпорядження — це планування (стратегічне та фінансове), контролінг (з його частиною — контролем) та економічне мислення вашого персоналу, його зацікавленість у кінцевому результаті вашого бізнесу. Неможливо точно сказати, який з цих китів є найважливішим, тому що працюють вони тільки разом. Вони гарантують рух в обраному напрямку, з певними цілями, з правильним розподілом сил і ресурсів і з людьми, які своєчасно інформують про важливе, а малі завдання виважено виконують самі.