Особливості національного комплаєнса, або як забезпечити прозорість і відповідність в українських компаніях

Автор: Ольга Хіпвуд, Старший Податковий Консультант в Оттен Консалтинг

До нас часто звертаються клієнти з-за кордону з проханням перевірити, чи є діяльність їх дочірньої компанії в Україні прозорою та чи відповідає вона, що в країнах Європи та Північної Америки така перевірка відповідності — комплаєнс (від англ. Compliance — узгодження, відповідність) — вже давно стала звичною справою, оскільки будь-які зловживання, як в самій компанії, так і в пов’язаних з нею підприємствах, можуть мати негативний вплив на імідж компанії, її фінансові показники та вартість акцій.

На жаль, українські компанії, здебільшого, досі не вважають проведення комплаєнса одним із чинників успішності бізнесу, тому перевірки з питань прозорості та відповідності є скоріше рідкістю, ніж правилом. Такі перевірки зазвичай ініціюють іноземні інвестори-власники, які розуміють, що своєчасне проведення перевірки з питань комплаєнсу допомагає сформувати додану вартість.

Комплаєнс дає можливість інвестору перевірити, наскільки ефективно менеджмент його українських дочок контролює виконання внутрішніх корпоративних політик і стандартів і здатний мінімізувати випадки зловживань ресурсами компанії. До того ж, у Західній Європі регулювання щодо питань відповідності закріплено на законодавчому рівні й передбачає досить жорстку відповідальність за економічні правопорушення.

Наприклад, якщо менеджмент української компанії запропонує хабар або так званий “відкат” третій особі, відповідальність за це буде нести менеджер материнської компанії, наприклад, у Німеччині, де такі дії вважаються злочином “білих комірців”.

Виходячи з досвіду нашої роботи, ми можемо виділити кілька типових умов, які можуть свідчити про необхідність проведення перевірки відповідності:

• в компанії немає відділу внутрішнього аудиту та/або відділу з питань комплаєнсу;

• в компанії протягом тривалого часу не проводився офіційний і/або внутрішній аудит і/або перевірка відповідності;

• в компанії відсутній процес бюджетування;

• в материнській компанії немає належного контролю за банківським рахунком (право підпису банківських переказів повністю передано місцевому керівництву);

• в компанії відсутня управлінська звітність або вона не автоматизована.

Згідно з дослідженнями, проведеними міжнародними організаціями з питань комплаєнсу, найбільш поширеними видами зловживань у світовій практиці є неефективне використання або привласнення активів компанії, хабарництво і корупція, маніпулювання показниками фінансової звітності компанії. Дослідження, проведені в Росії, також додають до цього переліку шахрайство в сфері закупівлі товарів і послуг, при цьому найбільш вразливим етапом в процесі закупівлі зазвичай стає вибір постачальника, на якому й виникає найбільша можливість зловживань.

До сучасних видів зловживань також відносять кіберзлочинність, яка стає все більш поширеним у світі способом привласнення активів компанії.

На практиці під час проведення перевірок з питань комплаєнсу в українських компаніях ми найчастіше зустрічалися з випадками таких зловживань:

• порушення процедури відбору постачальників — недотримання вимог внутрішніх політик щодо роботи тендерного комітету, що призвело до зловживань у відділі закупівель;

• укладання фіктивних договорів про надання послуг по підприємствах/особах, пов’язаних з менеджментом компанії;

• надання надзвичайно тривалих відстрочок платежу або продаж деяких видів продукції за ціною нижче ринкової клієнтам, пов’язаним з менеджментом компанії;

• проведення нетипових транзакцій без узгодження з материнською компанією, наприклад, продаж основних коштів за ціною нижче ринкової особам, пов’язаним з менеджментом;

• виплата додаткових бонусів і винагород менеджменту компанії, які не були передбачені трудовими договорами;

• невідповідність звітної чисельності працівників, яким нараховувалися виплати з оплати праці, і кількості працівників, які фактично працюють в компанії;

• відкриття додаткових банківських рахунків без повідомлення материнської компанії про такі рахунки та використання цих рахунків для здійснення переказів на користь приватних підприємців, пов’язаних з менеджментом компанії;

• проведення керівництвом банківських платежів у сумі понад обмеження, встановлених Статутом, без отримання необхідного дозволу власників компанії та ін.

Зловживання ресурсами компанії можуть бути виявлені під час проведення внутрішнього аудиту, через отримання інформації від співробітників компанії або з інших джерел. Виходячи з нашого досвіду, ми можемо виділити деякі непрямі ознаки, які можуть вказувати на наявність зловживань у компанії та необхідність проведення перевірки з питань комплаєнса:

• негативний фінансовий результат і/або низький рівень валового прибутку, який отримує місцеве керівництво протягом декількох років у разі, коли для цього немає фактичних ринкових причин (за винятком випадків, коли негативні фінансові показники є результатом внутрішньо-корпоративної політики з трансфертного ціноутворення);

• високий рівень або надзвичайне зростання протягом певного періоду адміністративних витрат, які перевищують норми бюджету або за відсутності бюджету;

• відсутність тендерного комітету та затвердженої процедури відбору постачальників;

• значні розбіжності між цінами реалізації, зазначеними в офіційних прайс-листах компанії, та в рахунках-фактурах, виставлених клієнтам (надання високих знижок);

• високий рівень простроченої заборгованості будь-яких місцевих покупців;

• високий рівень співпраці з приватними підприємцями, особливо це стосується придбання маркетингових або інших послуг та ін.

Для виявлення потенційних загроз дуже важливо проводити своєчасну оцінку ризиків можливих зловживань в компанії.

Експерти найчастіше виділяють три фактори, які стають причинами зловживань в компаніях (так званий “Трикутник шахрайства”).

У першу чергу, це можливість і здатність особи здійснити зловживання, тобто, людина перебуває в таких умовах, які дають їй можливість здійснити зловживання (наприклад, вона має доступ до ресурсів компанії, контроль і перевірки з боку компанії відсутні та ін.). Фактор можливості та здатності є найбільш поширеним, що ще раз підкреслює надзвичайну важливість впровадження системи комплаєнса на підприємстві.

Два інших фактори, які також грають свою роль у здійсненні шахрайства, — це зовнішній тиск і можливість самовиправдання, тобто, коли особа не вважає свої дії порушенням або знаходить для них певні обґрунтування. Якщо говорити про останнє, то превентивним методом може бути своєчасне інформування співробітників компанії щодо внутрішніх корпоративних політик з питань комплаєнса, які описують, як потрібно та дозволено діяти в тій чи іншій бізнес-ситуації, а які саме дії співробітників будуть вважатися порушенням.

Таким чином, зловживання і шахрайство стають можливими, коли у компанії є слабкі місця в системі комплаєнс-контролю або система комплаєнс-контролю на підприємстві повністю відсутня.

То як попередити можливі зловживання і забезпечити прозорість і відповідність у діяльності компанії?

У першу чергу, потрібно розробити і донести до відома менеджменту та співробітників компанії внутрішні політики та стандарти, спрямовані на мінімізацію ризиків у сфері комплаенса, наприклад Кодекс корпоративної поведінки (англ. Code of conduct), який регламентує норми поведінки співробітників при взаємодії з клієнтами, постачальниками, іншими співробітниками компанії, державними органами та ін.

Додатково до Кодексу корпоративного поведінки в компанії можуть також бути введені Кодекс корпоративної етики (Code of Ethics), Політика щодо відбору постачальників і порядку проведення закупівель, Політика прийняття і дарування подарунків (Gift policy), Політика повідомлення про порушення (Whistleblowing policy), Політика про хабарництво та корупцію (Financial Crime/Fraud Prevention), Політика щодо конфлікту інтересів та про конфіденційність і закритість інформації (Chinese Walls), і ін.

Також обов’язково необхідно ввести комплаєнс-контроль, тобто проводити регулярні перевірки з питань комплаєнса (щонайменше, раз на рік). Для цього доцільним може бути створення спеціальних внутрішніх служб в компанії або залучення зовнішніх фахівців.

Перевірки з питань комплаєнса допоможуть інвестору (власнику) переконатися, чи діє місцеве керівництво відповідно до внутрішніх корпоративних політик стандартів, основних принципів і правових вимог українського законодавства, чи прозоро проводяться всі бізнес-операції дочірньої компанії в Україні, чи відповідають дійсності звітні фінансові результати компанії, чи відсутні в компанії факти зловживання, хабарництва та корупції.

Як результат, такі перевірки зменшують ризики втрат компанії, які є наслідком порушення вимог комплаєнса, збільшують прибутковість і ринкову вартість компанії, підвищують довіру інвесторів і клієнтів до діяльності компанії та її топ-менеджменту, покращують бізнес-репутацію фірми. Наявність комплаєнс-контролю також є надзвичайно важливим для українських компаній, які планують вихід на міжнародні ринки капіталу, оскільки таким чином значно підвищується їх рівень інвестиційної привабливості для іноземних партнерів.

Тому для ефективного власника, який прагне забезпечити прозорість і відповідність в своїх компаніях, захистити активи та репутацію свого бізнесу, необхідність впровадження системи комплаєнса, без сумніву, має стати одним із пріоритетних завдань