Контроль движения и анализа зерна на току и элеваторе

Автор: Полина Кошлак, Эксперт-консультант

Сбор урожая — один из важнейших периодов деятельности сельхозпредприятия. От готовности хозяйства к необходимым процессам на полях, обработке зерна и хорошо спланированных логистических схем зависит, сможет ли предприятие назвать сезон успешным.
Зерно в поле — это потенциальные деньги на посевную следующего года, это средства на погашение текущих краткосрочных обязательств, это прибыль хозяйства, его капитальные инвестиции и залог дальнейшего развития предприятия. Но все это потенциально, потому что золотой урожай в поле — это еще не хлеб на складе, и тем более — не средства на счетах предприятия. Его основная цель — реализовать этот потенциал, который требует эффективного планирования и контроля.

Далеко не каждый руководитель хозяйства должным образом оценивает важность учета как элемента контроля над тем, что происходит с финансами его предприятия, и что учет способен обеспечить менеджера информацией в процессе принятия ежедневных управленческих решений.

Чем именно учет может помочь в реализации контроля над процессами уборки урожая?

Во-первых, обеспечить информацией о происходящих процессах и сопутствующих расходах, о том, насколько запланированное реализовывается в фактическое, указать на несовпадения и дать материал для анализа.

Во-вторых, анализ и мониторинг учетных документов позволяют отслеживать движение зерна от поля к покупателю, а, следовательно, выявить потенциальные злоупотребления на предприятии.

Учет движения зерна начинается в поле, причем бухгалтер должен чуть ли не самым первым знать о старте кампании и быть готовым документально и аналитически ее обеспечить.

Шаг 1. Подготовка соответствующей первичной документации (обменных талонов, накладных на внутреннее перемещение), которая должна быть соответственно пронумерована, содержать данные шоферов/комбайнеров, культур к сбору и быть зарегистрирована в журнале учета.

Шаг 2. Каждый шофер и комбайнер перед началом своей смены должен получить определенное количество обменных талонов (или аналогичных документов), расписаться в журнале об их получении. Талоны шоферов должны отличаться от талонов комбайнеров. Соответственно, и нумерация, и учет талонов ведется отдельно.

Шаг 3. Координация действий между производственным подразделением и бухгалтерией, ведь заведующий производством должен позаботиться о документальном оформлении и утверждении плана на день, копия которого должна быть предоставлена в бухгалтерию для понимания, какие именно поля подлежат сбору и какие ресурсы запланированы к привлечению.

Шаг 4. Бухгалтерия или учетчик, базируясь на данных, поданных завпроизводством, определяет, какое именно количество талонов на день выдать комбайнерам и шоферам, может заранее подготовить в системе путевые листы комбайнера с указанием номеров полей и культур,
распечатать их и выдать ответственным лицам.

Шаг 5. Во время сбора урожая водитель и комбайнер обмениваются подписанными талонами, каждый из которых предназначен для подтверждения отгрузки одного бункера зерна (а в случае необходимости — его части, о чем дополнительно отмечается в обоих талонах), а, таким образом, и передачи ответственности комбайнером водителю. Важно убедиться, что обе стороны указали в
талонах время отгрузки зерна и номер поля.

Шаг 6. В конце дня все выданные талоны должны вернуться к бухгалтерии/учетчику для сверки и внесения данных в систему. И хотя фактического веса из талонов не получить, они — ценный источник информации, анализ которой может указать на потенциальные несогласованности и, возможно, даже злоупотребления.

На что обратить внимание?

Для упрощения анализа все талоны должны быть проведены в системе. Теперь все бухгалтерские программы, разработанные для учета в сельском хозяйстве, дают такую возможность. Обязательно следует проверить, отвечают ли данные в талонах водителей тем, которые отмечены в талонах комбайнеров в части количества отгруженных бункеров. Нужно сделать анализ работы каждого водителя:

• сколько бункеров перевезено — данные в сравнении с другими водителями должны быть сопоставимы. Также не помешает сверить фактическое количество перевезенных тонн с реестрами весовщика и приблизительно рассчитать, сколько в среднем тонн в одном бункере. Сравнение с прошлыми сезонами и отраслью в целом поможет понять, насколько адекватной является информация;
• сколько поездок выполнено (от поля к току/элеватору): сравните данные между водителями и выясните причины существенных отклонений. Дополнительно проанализировав время прибытия на весовую со временем отправления из поля (за точку отсчета можно брать время, отмеченное в последнем талоне комбайнера по каждой отправке), можно понять, не слишком ли долго грузовик был в дороге, и в чем причины отклонений между водителями/отправками.

Уже на этом начальном этапе можно идентифицировать «узкие места» в процессе организации уборки урожая. То есть, насколько эффективно используются время и ресурсы, нет ли простоев, а если есть, то в чем их причина. Ведь ни один процесс не является идеальным, и практика вносит свои коррективы в любой теоретически оформленный план действий.

Может случиться, что количество комбайнов не отвечает количеству привлеченных грузовиков. Или элеватор/ток, в силу технологического процесса или имеющегося места, не способен принять такое количество грузовиков/зерна в день, что создает очереди и простои. Такие проблемы должны как можно быстрее быть идентифицированы, а пути решения — найдены, потому что это — не только потерянные средства от неэффективного использования ресурсов, но и задержки в сборе урожая.

Доставленное на весовую зерно взвешивают с установлением массы брутто, тары и зачетного
веса. Заданием весовщика является зафиксировать эти данные, а также информацию
относительно грузовика и шофера, времени прибытия на весовую и данные из талонов
комбайнера, которые водитель должен передать весовщику, в соответствующих реестрах («Реестр
принятия зерна от шофера», «Выписки из реестра о намоле зерна с собранной площади», «Реестры
принятия зерна весовщиком», «Ведомость движения зерна и другой продукции с поля»).

Вместе с тем на внутреннее перемещение зерна весовщик выписывает накладную, которая используется для ведения учета перемещения зерна на току/элеваторе. Водитель должен подписаться в соответствующем (-их) реестре (-ах), подтверждая сдачу зерна. Данные этих реестров используются учетчиком для заполнения путевых листов комбайнеров, а шофером — для ведения
собственных путевых листов.

Соответствующие реестры передаются в бухгалтерию на сверку и служат для аналитика синтезированными данными о принятом за день зерне, собранной площади и дополнительной информации для сверки с талонами шофера и комбайнера.

Чем большее количество информации автоматически попадает в реестры, тем меньше достоверность ошибок и злоупотреблений. Автоматизация процессов сбора, синтеза и передачи данных значительно отличается от хозяйства к хозяйству — в небольших хозяйствах все операции могут фиксироваться вручную, большие предприятия покупают те или иные средства автоматического контроля.

Так,например, весы достаточно часто оборудованы определенными датчиками контроля и программным обеспечением, которое способно автоматически фиксировать вес и/или данные относительно водителя и грузовика (путем ввода определенных карточек и устройств для
считывания информации). Программное обеспечение на весовой может быть синхронизировано с бухгалтерской программой и/или программным обеспечением на элеваторе, которое позволит загружать релевантные данные в автоматическом режиме и т.д.

Каждое предприятие самостоятельно определяет, какой уровень автоматизации для него теперь является доступным и целесообразным, поэтому и влияние «человеческого фактора» на процессы движения зерна является разным.

В любом случае учетные реестры являются той информацией, которая предоставляет аналитику огромное количество возможностей для анализа. Какой процент полей собран? Как это коррелирует с планом? Какова текущая урожайность? Если проводилась оценка урожайности перед началом жатвы (например, внешними экспертами в процессе оформления банковского залога), то насколько плановая урожайность отличается от фактической? В чем причина основных потерь урожая? Какие прослеживаются тенденции?

Критически важной для менеджмента в оценке эффективности уборочной кампании и путей оптимизации процессов есть и другое количество аналитики, интегрированное в отчеты и графику.

Перед взвешиванием каждого автомобиля на весовой лаборатория (в случае ее наличия) делает экспресс-анализ зерна, после чего соответствующие показатели записывают в накладную на внутреннее перемещение и отдают водителю, который, в свою очередь, уже после заезда на ток передает ее заведующему током для определения места разгрузки. В процессе очистки и сушки зерна лаборатория контролирует качественные показатели ради обеспечения определенных нормативов из влажности и сорной примеси. Все анализы фиксируются в анализных карточках.

На предприятии с сертифицированным элеватором обязательно ведется форма 36, что является базой для оприходования зерна в бухгалтерском учете. Эта форма содержит не только количественные, но и качественные показатели зерна и является объектом особенного контроля.

По мнению руководителя, на данном этапе основной риск заключается в корректном определении лабораторией качественных показателей зерна из поля. Завышение показателей мусорной примеси и влаги на элеваторе может реализоваться в большем объеме «списанных
мертвых отходов», то есть, зачетный вес зерна будет занижен. Эта проблема обычно довольно распространена в работе с внешними элеваторами, когда данные лабораторий ухудшаются ради снижения зачетного веса.

Но если есть сомнения в определенных лабораторией показателях (например, показатели зерна из одного поля, которое приехало на разные элеваторы, значительно отличаются), стоит обратиться к внешним экспертам для уверенности.

Во время сбыта стоит контролировать потери при загрузке и перевалке — такие потери являются обычными, учитывая особенность товара. Но, тем не менее, должны удовлетворять определенным нормам, которые зафиксированы государственными регламентными документами, а в случае их отсутствия — отмечены во внутренних документах предприятия.

Следовательно, первичные документы и реестры при их правильном использовании и анализе могут стать важным элементом в процессе контроля над движением зерна на предприятии. Но именно элементом (а в некоторых аспектах — полноценным и самодостаточным), по большей части — дополнительной информацией к имеющимся физическим способам контроля.

И хотя 100% уверенность в отсутствии ошибок и злоупотреблений вряд ли является достижимой целью, интенсивное использование учетной информации вместе с внедрением физического контроля (автоматический или физический контроль службой безопасности или внешними
экспертами) поможет не только защитить предприятие от значительных материальных потерь, но и предоставить информацию относительно эффективности его деятельности.