Управлінська звітність

Для чого компаніям потрібні  управлінський облік та звітність

Як всім нам добре відомо, законодавство зобов’язує українські підприємства вести бухгалтерський облік  і на його основі  готувати фінансову та податкову звітність, головними користувачами якої є державні органи. Обов’язкова форма та стандарти обліку і звітності, періодичність подання її державним органам  встановлюються діючим законодавством. Зазвичай, така звітність готується раз на квартал або раз на рік та містить обов’язковий перелік показників, визначений законодавством.  Та не потрібно забувати й про основних  користувачів інформації щодо результатів діяльності підприємства, які використовують її для прийняття управлінських рішень, – це його власники та управлінський персонал. Тут вже стає зрозумілим, що інформації, яка міститься в обов’язкових фінансових та податкових звітах, буде просто не достатньо для управлінців, які потребують не узагальнених показників по підприємству, а даних в розрізі підрозділів, видів діяльності і т. ін. До того ж, така інформація їм потрібна не раз на квартал, як передбачено законодавством, а щонайменше раз на місяць чи навіть щотижнево або щоденно, для оперативного прийняття управлінських рішень та забезпечення ефективної роботи підприємства. Тому більшість компаній потребують альтернативного виду обліку та звітності, що задовольнятиме потреби внутрішніх користувачів з  числа власників та менеджменту. І саме таку функцію зазвичай покладають на управлінський облік та звітність.

Форми і методи управлінського обліку та звітності не регламентуються державою та зазвичай розробляються самим підприємством з урахуванням особливостей  його бізнес-процесів та організаційної структури. Наприклад, підприємства , що мають декілька видів діяльності, зазвичай потребують окремих управлінських звітів  для планування та аналізу результатів роботи в розрізі кожного виду діяльності. Підприємства, що виробляють широкий спектр товарі та послуг, зазвичай потребують аналізу прибутковості в розрізі окремих видів своєї продукції для своєчасного визначення збиткових продуктів та прийняття відповідних управлінських рішень щодо змін цінової політики, скорочення витрат або коригування асортименту.

Для цілей управлінського обліку підприємство може розробити власну методологію, що визначатиме статті доходів, витрат та руху грошових коштів, центри відповідальності (центри витрат, доходів, прибутку та ін.), принципи розподілу загальних витрат, форми та періодичність надання управлінської звітності, та ін.

У більшості випадків ведення управлінського обліку не потребує повторного внесення даних до облікової системи підприємства. Управлінський облік ґрунтується на даних бухгалтерського обліку, які піддаються додатковій деталізації та обробці. Наприклад, кожній господарській операції бухгалтер додатково присвоює центр та статтю доходів чи витрат, відповідальну особу та інші дані, які вимагаються прийнятою на підприємстві методологією управлінського обліку, що дає змогу отримати необхідну інформацію для формування управлінської звітності. Це дозволяє створити на підприємстві раціональну і економічну систему обліку , коли з мінімальної кількості даних отримують максимально необхідний для управлінських рішень обсяг інформації.

Інформація, що міститься в управлінській звітності, призначається для власників підприємств та керівників (менеджерів) й інших внутрішніх користувачів, тому форма та зміст звітів може змінюватися залежно від їх цільового призначення та посади управлінця, для якого вони підготовлені. Оскільки частіше за все дані, що містяться в управлінській звітності, необхідні для прийняття поточних  управлінських рішень, така звітність  має надаватись максимально оперативно, й  часом навіть не у певний визначений проміжок часу, а негайно за запитом керівника. До того ж, така звітність має бути максимально повною, доступною та зрозумілою за формою та змістом  і має містити актуальні дані, що відповідають конкретному запиту. Наприклад, звіт про дебіторську заборгованість підприємства  на поточну  дату має відображати оперативні дані в розрізі дебіторів, включаючи суми  заборгованості, строки  її виникнення та очікуваного погашення і т.ін. Окремо має бути виділена прострочена заборгованість та заходи, що були вжиті для її погашення. На підставі такого звіту керівник, наприклад, може прийняти рішення щодо припинення роботи з конкретним покупцем у зв’язку з порушенням ним  договірних термінів оплати, або прийняти рішення відкоригувати умови розрахунків з таким покупцем та замінити  відстрочку платежу на попередню оплату. За відсутності такої інформації або за умови несвоєчасного її надання керівнику, підприємство продовжуватиме відвантажувати товар боржнику та може понести збитки у результаті виникнення та накопичення сумнівної та безнадійної дебіторської заборгованості.

Для оперативного формування управлінської звітності ми рекомендуємо своїм клієнтам автоматизувати систему управлінського обліку та звітності. Так, на початковому етапі  це передбачає певні витрати на придбання нового або доопрацювання існуючого  програмного  забезпечення, але вигоди, які отримує підприємство від такої автоматизації, значно перевищують витрати на її впровадження.

Які ж переваги  отримає підприємство, запровадивши систему управлінського обліку та звітності?

Насамперед, управлінський облік та звітність відіграють надзвичайно важливу роль  у процесі  поточного та довгострокового планування та оцінки результатів діяльності як підприємства в цілому, так і його окремих підрозділів. За допомогою управлінського обліку та звітності менеджмент може планувати та контролювати результати роботи окремих напрямків, таких як види діяльності, групи товарів або інші елементи залежно від специфіки бізнесу, або структурних підрозділів підприємства (відділів, цехів, юридичних осіб і т.ін.) Зазвичай це відбувається через впровадження процесу бюджетування на підприємстві, що полягає у  підготовці бюджетів різних рівнів та контролю за їх виконанням  як окремими центрами відповідальності (напрямками, підрозділами і т.д.), так і бізнесом у цілому. Система бюджетування охоплює виробництво, продажі, маркетинг , закупівлі та ін. У бюджетах знаходять відображення витрати на виробництво, збут, капітальні інвестиції, адміністративні та інші витрати, а також надходження  від усіх видів діяльності, як по окремих підрозділах, так і по підприємству в цілому. Наприклад, підготовка бюджету руху грошових коштів дає змогу підприємству (або окремому підрозділу) завчасно планувати свої грошові надходження та витрати та заздалегідь виявляти необхідність у додатковому фінансуванні. За відсутності такого бюджету підприємство може опинитись у скрутній ситуації, коли поточних надходжень буде недостатньо для покриття платежів, строк оплати яких настав, що призведе до затримок оплати постачальникам, несвоєчасної сплати податків або виплати заробітних плат,  та, відповідно, спричинить додаткові втрати підприємства у вигляді штрафних санкцій, судових витрат, плинності кадрів, і т. ін.

Управлінський облік та звітність є також ефективним інструментом контролю за використанням ресурсів підприємства та дає змогу здійснювати контроль за витратами шляхом їх обліку за видами та центрами витрат. Для цього фактичні показники витрат за результатами обліку порівнюються з показниками, зафіксованими у бюджетах відповідних підрозділів (центрів витрат), потім проводиться  аналіз виявлених  відхилень, обговорення їх причин з особою, відповідальною за виконання бюджету,  з метою усунення таких перевитрат  у майбутньому.

Також за допомогою управлінського обліку проводиться  аналіз ефективності роботи окремих центрів відповідальності з точки зору рентабельності їх активів або інвестованого капіталу, отриманих грошових потоків, тощо. Це дає змогу оцінити результати діяльності структурних підрозділів  або окремих видів діяльності підприємства, прибутковість окремих видів продукції, та визначити  тенденції і перспективи кожного підрозділу (виду діяльності, продукції) в формуванні прибутку підприємства на всіх етапах від виробництва до реалізації. На підставі такої оцінки менеджмент, з метою покращення результатів діяльності компанії, може прийняти рішення щодо необхідних змін у структурі підприємства, його бізнес-процесах,  переглянути доцільність збиткових напрямків бізнесу  чи відкоригувати асортимент продукції/послуг, що не генерують прибутків.

Таким чином, запровадивши систему  управлінського обліку та звітності, компанія накопичуватиме статистику про свої доходи і витрати у визначеному розрізі видів діяльності, продуктів і навіть окремих процесів, що допомагатиме виявити загальні тенденції та проводити їх аналіз з метою підвищення прибутковості бізнесу. Управлінська звітність дасть змогу отримати цілісну картину про кожен процес, що відбувається на підприємстві, та, за необхідності, провести його оптимізацію. За допомогою управлінської звітності менеджмент зможе  планувати доходи та витрати компанії, контролювати ефективність використання ресурсів підприємства, аналізувати причини отриманих результатів, виявляти можливі альтернативи,  обґрунтовано приймати управлінські  рішення. Як результат, у вигляді системи управлінського обліку та звітності менеджмент отримує  дієвий інструмент  для досягнення ефективності бізнесу. Відсутність такої системи, навпаки, може стати причиною значних втрат для підприємства, оскільки інформації лише за даними бухгалтерського обліку та звітності, зазвичай, недостатньо для реалізації функції контролю та прийняття своєчасних та виважених управлінських рішень. Саме тому своїм клієнтам ми, як правило,  рекомендуємо впровадження автоматизованої системи управлінського обліку та звітності й, зі свого боку, надаємо їм всю необхідну підтримку, починаючи  з питань розробки відповідної методології, форм звітності, постановки технічних завдань розробникам програмного забезпечення, і закінчуючи тестуванням системи  та навчанням персоналу.